La informatización de bibiotecas es un proceso complejo, multifacetado, en el cual es preciso atender a numeroso factores para alcanzar el éxito. Incluso en ocasiones es difícil, por muy bien que se haya planificado, llegar a los objetivos planteados. Gran parte de la responsabilidad la tiene la incorrecta selección del software para bibliotecas, por la tendencia que ha habido en España a fiarse de lo que dicen los comerciales de turno, o a usar como factor de selección el que otros hayan tomado la decisión previamente. Porque claro está, nadie admite que se ha equivocado, y menos cuando un software de este tipo vale tanto dinero…
Todavía no he encontrado a nadie que, en un proceso de selección de software para bibliotecas, pueda mostrarme un RFP (Request for Proposals) con un buen análisis de requerimientos, en el cual haya establecido todos y cada uno de los requerimientos de funcionalidad técnica que debería tener el software deseado. Ignoro si es porque se piensa que es imposible, que hay que comprar entre lo que te ofrecen. o simplemente porque no se sabe hacer una especificación de requerimientos. En cualquier caso, es un error que no se debería cometer. Y como no podía ser menos, hay documentos de referencia libremente disponibles que pueden servir como guía para delinear los requerimientos que debería cumplir una herramienta de informatización de bibliotecas.
En 2007, Ken Chad Consulting, por encargo de CILIP, compiló un documento de referencia, denominado The United Kingdom Core Specification for Library Management Systems (LMS) UKCS Version 3, que recogía las especificaciones básicas que debía cumplir un software para automatización de bibliotecas. En el desarrollo del documento colaboraron importantes empresas del sector. El resultado del proyecto puede encontrarse en el wiki LibTechRFP. A los efectos que nos interesan, las especificaciones se organizan en ocho grandes áreas funcionales, correspondientes a:
- Funcionalidad general.
- Gestión de la base de datos bibliográfica.
- OPAC y servicios para usuario final.
- Control de circulación.
- Adquisiciones.
- Control de seriadas.
- Envío de documentos y préstamo interbibliotecario.
- Información de gestión.
El wiki incluye una sección que explica cómo interpretar y redactar las especificaciones. Con toda esta documentación de referencia, ya no se puede tener excusas para no preparar de manera adecuada una especificación de funcionalidades técnicas para informatizar bibliotecas. Y para completar el trabajo, recientemente han añadido una especificación introductoria, básica, sobre búsqueda vertical en entornos de descubrimiento para informatización de bibliotecas , Discovery/Vertical Search.
