Hace unos días Alfresco me envío amablemente una invitación para usar su servicio Alfresco in the Cloud. Como se puede imaginar, se trata de una cuenta gratuita de Alfresco, sobre un servidor en la nube, y en la cual te dan acceso a la funcionalidad más básica de la herramienta, con 10 Gb de almacenamiento. Suficiente para probar y para mantener una gestión documental personal.
Una vez realizado el registro, se tiene acceso al clásico dashboard de Alfresco. Hay que recordar que el trabajo en Alfresco se organiza alrededor del concepto de «sitio». En consecuencia, los documentos se asignan a sitios, y las tareas se asignan a usuarios sobre documentos en sitios. Crear un sitio es muy sencillo. Subir un documento es sencillo. Invitar a usuarios es simple. Asignar tareas resulta básico. No se le puede pedir más, y en realidad Alfresco in the Cloud no te da nada más. Si se quiere desarrollar procesos más complejos de gestión documental y de records management, la solución sigue siendo contratar Alfresco Enterprise, o implementar la solución de software libre Alfresco Community. Una vez aclarada esta cuestión de límites, la curva de aprendizaje y uso es elevada.
Crear un sitio es rápido. El único modelo de sitio que permite Alfresco in the Cloud es el de colaboración (collaboration). Puede ser público o privado. También se puede ajustar parte del url del espacio. En cualquier caso, se podrá invitar a otros usuarios a trabajar en el mismo usando su dirección de correo electrónico.
Una vez creado el sitio, el dashboard del mismo (no confundirlo con el dashboard general de la cuenta) hace posible crear carpetas, subir documentos, organizar contenidos, editar el contenido, trabajar sobre los metadatos de cada documento, etc.
Se pueden crear tareas. Alfresco in the Cloud sólo permite dos tipos de treas: una tarea genérica, que puede incluir documentos, y una tarea de revisión de documentos. No, no se pueden crear reglas ni flujos de trabajo, así que su uso como verdadero gestor de documentos queda descartado.
Entonces, ¿para que sirve realmente Alfresco in the Cloud?. Buena pregunta, en serio. Porque si no crea flujos, si las tareas son limitadas, si no ofrece herramientas de interacción entre usuarios, si no edita en línea los documentos… cabe plantearse de qué le sirve a un usuario crear carpetas, etiquetar metadatos, o esperar a que responda la interfaz (que es bastante lenta, por cierto…). Para una gestión básica y física de ficheros Dropbox es muy superior. Para una gestión de trabajo con documentos en línea, Zoho y Google (Docs o Drive) son muy superiores. A mí simplemente me parece una vía de entrada para ir vendiendo Alfresco Enterprise en versión nube. pero bueno, ellos sabrán… eso no quiere decir que haya que desaprovechar la posibilidad de tener una cuenta gratuita y aprender lo básico.
