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Estructura
sección 4:
4.1.
La gestión informática de documentos
4.2. Tipos de sistemas de tratamiento y recuperación de información documental
4.3. Especificidad de los STRID
4.4. Tratamiento del texto
4.5. Las funciones técnicas de un STRID
4.6. Consultas al STRID: las ecuaciones de búsqueda
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4.2. Tipos
de sistemas de tratamiento y recuperación de información
documental
La recuperación de
documentos a través de ecuaciones de búsqueda es posible gracias a que
existen unas aplicaciones que no sólo las ejecutan, sino que son capaces
de gestionar, en el sentido más amplio, las bases de datos documentales.
El proceso de especialización que dio lugar a la informática documental
ha producido, a su vez, aplicaciones especializadas en diferentes aspectos*
, que en muchas ocasiones entrecruzan sus características (CODINA, 1990;
CODINA Y ABADAL, 1992):
1. Sistemas de gestión
de bases de datos documentales: son sistemas que incorporan todas las
características de los SGBD tradicionales, incluyendo la creación y
mantenimiento de bases de datos documentales, usuarios, controles de
seguridad, e incluso lenguajes propios de programación. Debe citarse
BRS/Search, de BRS Information Technologies (uno de los más completos),
Inmagic, CDS-Isis y su interfaz WinIsis, Texto...
2. Sistemas de indización: son aquellos que crean ficheros de índice,
los cuales contienen los términos existentes en diferentes tipos de
ficheros, como por ejemplo ASCII o cualquier procesador de textos, y
permiten una limitada recuperación a través de aquéllos, que suele utilizar
operadores booleanos. Uno de los más conocidos es ZyIndex.
3. Sistemas de exploración o escáneres: se trata de aplicaciones que,
sin necesidad de crear ficheros inversos ni diccionarios, son capaces
de acceder a ficheros con diferentes formatos, y buscar dentro de los
mismos las cadenas de caracteres que respondan a lo expresado en la
ecuación de búsqueda. Pueden encontrarse aplicaciones que combinen la
exploración con la indexación, como dtSearch.
4. Sistemas de gestión bibliográfica: sistema especializado para la
gestión y mantenimiento de bibliografías especializadas (TRAMULLAS,
1996b), es una aplicación específica de los sistemas de gestión de bases
documentales, que permiten no sólo el almacenamiento y la recuperación
de referencias bibliográficas, sino también la exportación de estas
referencias en diferentes formatos de cita bibliográfica a diferentes
procesadores de textos, sistemas de gestión de bases de datos, etc.
Como ejemplo se pueden citar Reference Manager, ProCite, EndNote...
5. Sistemas de recuperación de información: son aplicaciones que se
encargan exclusivamente de recuperar información de bases de datos documentales
no modificables. Ponen a disposición del usuario potentes herramientas
de búsqueda y de apoyo a la búsqueda, pero su funcionalidad queda reducida
a la consulta y exportación de documentos. Las bases de datos que vienen
en soporte CD-ROM utilizan este tipo de sistemas, de los que debe citarse
SPIRS (Silver Platter Information Retrieval System) y WinSpirs (versión
para Windows de Spirs), así como los proveedores de bases de datos en
línea, como DIALOG.
6. Sistemas hipertextuales: en su origen, los hipertextos e hipermedias
son una forma de organizar, acceder y explorar documentos de diferentes
tipos, que posteriormente se ha popularizado como motor y parte de tutoriales
y presentaciones. Actualmente estos sistemas están volviendo a ser considerados
como una forma válida y muy avanzada de gestionar documentación (véase
infra el capítulo correspondiente).
7. Sistemas de Gestión Documental o de Gestión Electrónica de Documentos
(GED): se trata de sistemas que pretenden ofrecer una solución integral
para la documentación, especialmente administrativa y de gestión, que
se utiliza en una organización dada (PRAX, 1994; LASSOURY, 1994). Incorporan
funciones clásicas de gestión de bases de datos, y utilizan esquemas
de obtención de una copia del documento original mediante escáner, almacenamiento
óptico o magneto-óptico, y un nivel básico de descripción textual del
documento y de su contenido.
8. Sistemas ó Gestores de información personal (Personal Information
Systems/Managers): son aquellos que integran, en un único entorno, todos
los documentos, ficheros y relaciones entre ellos que son de interés
para el trabajo de un usuario. Numerosos sistemas integrados de informatización
ofrecen a sus usuarios un acceso homogéneo a los diferentes tipos de
documentos y ficheros que manejan en su trabajo diario.
9. Sistemas compuestos: se denomina así a aquellos que dan soporte a
todas las tareas que se realizan en una unidad informativa, sea ésta
un archivo, biblioteca o centro de documentación. Esto significa que
cubren tanto la cadena documental como la gestión administrativa. Sirvan
como ejemplo las aplicaciones de automatización de bibliotecas, como
Absys o Libertas, o las aplicaciones de automatización de archivos,
como la desarrollada para el Archivo de Indias de Sevilla. Normalmente,
integran un motor documental, encargado de gestionar las bases de datos
documentales que cubren los catálogos, y un motor relacional, que cubre
las tareas administrativas.
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