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Sección Anterior: 3.
La recuperación de información

Sección Siguiente: 5. Hipertexto e Hipermedia

 

Estructura sección 4:
4.1. La gestión informática de documentos
4.2. Tipos de sistemas de tratamiento y recuperación de información documental
4.3. Especificidad de los STRID
4.4. Tratamiento del texto
4.5. Las funciones técnicas de un STRID
4.6. Consultas al STRID: las ecuaciones de búsqueda


4.1. La gestión informática de documentos

Son corrientes, en la actualidad, numerosas denominaciones como Sistemas de Gestión Documental, Sistemas de Archivo Electrónico, Sistemas de Recuperación de Información, Sistemas de Gestión de Bases de Datos Documentales... todas ellas se refieren a aplicaciones que, en mayor o menor medida, incorporan las funciones típicas de las Ciencias de la Documentación a un entorno informático (WILLET, 1988). Sin embargo, es corriente encontrar todo tipo de variaciones, tanto de estilo como de rango, entre la amplia panoplia de aplicaciones que se encuadran tras estos términos. Una breve discriminación terminológica de todos los términos señalados indica que el más adecuado para cubrir los contenidos de este capítulo, analizando las cuestiones planteadas por Reid y por Deogun y Raghavan (REID, 1990; DEOGUN y RAGHAVAN, 1988) es el concepto de "sistema de recuperación de información y de gestión de bases de datos documentales", ya que el resto resultan más generales, o todavía delimitados de forma somera, mientras que el objeto de estudio, en este caso, se va a centrar en las aplicaciones capaces de crear, mantener e interrogar una base de datos documental, algo que no todas las aplicaciones intituladas como se ha explicado son capaces de realizar.

Los sistemas de recuperación de información (Information Retrieval Systems) son aquellos que ofrecen al usuario mecanismos para acceder a fuentes de información en soporte informático, y recuperar y extraer de las mismas aquellos documentos cuyo contenido sea capaz de responder a una cuestión planteada por el usuario (SOERGEL, 1985). Se trata de terminología anglosajona, que en origen también se utilizaba para englobar sistemas capaces de crear y gestionar fuentes de información, aunque en la actualidad es preferible usar el término para aquellos sistemas que se limitan a la recuperación, como por ejemplo en la consulta de bases de datos en CD-ROM. Otro tipo de sistema que se está extendiendo progresivamente, sobre todo en entornos empresariales y de organismos públicos, es el identificado como sistema de gestión documental, cuya finalidad es establecer un control de toda la documentación recibida y generada por una organización, independientemente de recibir un tratamiento documental completo o no. Este último término resulta excesivamente amplio, en muchos casos, dadas las prestaciones ofrecidas por los sistemas.

Los sistemas de tratamiento y recuperación de información documental (STRID) manipulan documentos, en su más amplia acepción, frente a los sistemas de bases de datos (SGBD), que manipulan registros (TRAMULLAS y CUBILLO, 1995). Limitándose al contexto de la Documentación, podría decirse que los STRID están trabajando con construcciones cognitivas que representan creaciones humanas diferentes a las que representan los registros presentes en los SGBD, más estáticos y sujetos a normas fijas. Esto no es óbice para poder utilizar un SGBD para una finalidad documental, ya que los fundamentos teóricos de las bases de datos, como se ha visto anteriormente, son iguales para ambos, pero si debe considerarse que las técnicas de manipulación de unos y otros serán más o menos adecuadas para tal fin. Sin embargo, hay que concluir que el desarrollo de la tecnología de bases de datos es continuo, y que su propia dinámica está favoreciendo, cada vez en mayor medida, la aparición de aplicaciones mixtas, y la adopción de técnicas de unas en otros, por lo que el panorama de los STRID, tan claro hace pocos años, está difuminando sus límites, al igual que sucede en otros ámbitos de la informática.

 

Jesús Tramullas y Kronos © 1997, 2000.