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Estructura sección 1:
1.1. P . Otlet: Tecnología y Documentación.
1.2. De Otlet al concepto de Information Retrieval.
1.3. El enfoque cognitivo.
1.4. Hacia un concepto de Documentación Automática.


1.4. Hacia un concepto de Documentación Automática.

La construcción de un concepto en el ámbito científico tiene dos vertientes: en primer lugar, la elección del término que lo englobará, y en segundo lugar, la redacción de la definición del término. Problema éste presente en todas las ciencias, por el propio carácter dinámico de las mismas, siempre sometidas a continua revisión, al que no son ajenas las Ciencias de la Información y la Documentación, por su propia riqueza epistemológica. En el ámbito que nos ocupa la numerosa terminología, en ocasiones contradictoria, ha favorecido la aparición de términos que pretenden englobar al objeto de estudio: bibliología tecnológica, informatics, informática documental, documentique, documatique, informatika, documática, tecnologías de la información, information retrieval... cada una de las cuales con su definición correspondiente, en las que se pueden identificar matices y particularidades de diversos tipos y niveles, aunque todos ellos ofrecen un sustrato común.

Ante esta situación, es necesario comenzar por el término. En esta vertiente resulta adecuado inclinarse, al menos desde nuestra perspectiva, por la vuelta a la fuente clásica, el trabajo de Otlet, citado con anterioridad. Sin entrar en disquisiciones sobre el término "automática", resulta evidente que Otlet ofreció con claridad meridiana un término válido en la actualidad, como es Documentación Automática, tomando como punto de partida la situación tecnológica del tiempo que le tocó vivir. La utilización del calificativo "Automática" resulta de suma importancia, ya que está haciendo referencia directa a la aplicación de determinadas tecnologías. Otros términos posteriores pueden dar lugar, por el problema terminológico citado, a cuestiones sobre la automatización o informatización de las tareas que definen (en puridad, puede hablarse de information retrieval sin tratar cuestiones informáticas). Desde otro punto de vista, distinguir entre Biblioteconomía Automática, Archivística Automática, Gestión de Información Automática, etc, etc, parece un ejercicio de división innecesario a un primer nivel, ya que comparten teoría, métodos y herramientas con la Documentación Automática, distinguiéndose sólo por los componentes contextual y organizativo. Por lo tanto, se prefiere el término Documentación Automática, independientemente de que los términos sean unidos para formular el nuevo término Documática.

Una vez adoptado el término de Documentación Automática/Documática, debe resolverse el problema de la definición, sus componentes y organización. Para establecer un continuum con el criterio de unidad adoptado en lo referente al término, la redacción de la definición debe ofrecer una integración de elementos restrictivos que permitan dotar al concepto de unos límites adecuados, con elementos sincréticos que doten a la definición de validez frente a nuevos desarrollos tecnológicos. Para ello se toman como punto de partida dos definiciones de Information Retrieval que son pertinentes:

"Information retrieval is concerned with the processes involved in the representation, storage, searching and finding of information which is relevant to a requirement for information desired by a human user... The objetive is to study and understand IR processes in order to design, build and test retrieval systems that may facilitate the effective communication of desired information between human generator and human user." (INGWERSEN, 1992: 49)

"The central problem of Information Retrieval is how to represent documents for retrieval... The central task of Information Retrieval research is to understand how documents should be represented for effective retrieval." (BLAIR, 1990: vii).

En ambas definiciones se insiste en la importancia de la representación de documentos, con la finalidad de poder ofrecer respuestas adecuadas a una necesidad de información planteada. La definición de Ingwersen añade dos elementos más de sumo interés. En primer lugar, el diseño de sistemas para la recuperación de información; en segundo lugar, el proceso de comunicación inherente a todo proceso informativo y documental. Sin embargo, ninguna de las dos definiciones hace referencia a los medios tecnológicos que pueden ser de aplicación, ni a criterios de organización relacionados con el contexto en el que se sitúe el sistema. Debe señalarse, además que ambas hacen referencia no a datos, sino a información (information) y a documentos (documents).

Esta última cuestión resulta de suma importancia en nuestro planteamiento, ya que permite diferenciar la disciplina en discusión de otras como el procesado de datos, al que, por norma general se adscribe a la disciplina informática. Esta sutil diferencia, ya señalada por Blair (BLAIR, 1990) va a servir como punto de partida para un análisis del material de trabajo de Biblioteconomía, Archivística y Documentación. A la pregunta de cuál es el material de trabajo de un profesional de estos ámbitos, la respuesta más rápida es "libros, seriadas, protocolos, documentación administrativa..." Es necesario realizar un análisis previo: cuando un profesional se enfrenta a un libro o a un protocolo, lo analiza, establece sus características físicas, de forma acorde a las normas existentes, para posteriormente realizar una representación de su contenido informativo (mediante la aplicación de lenguajes documentales u otro tipo de métodos). Ahí termina el trabajo con el documento primario. Además, ese trabajo ha consistido en extraer información, que no datos, para generar una representación plenamente informativa del documento primario. A partir de ese momento, todas las acciones del profesional, independientemente del tipo de unidad de información en el que se encuentre, se centran en la información que generó, que utiliza para satisfacer necesidades de usuarios y para los mecanismos de gestión y planificación de la unidad. Sólo se recurre al documento original para su préstamo o consulta temporal por parte del usuario. Esta diferencia es clave, a nuestro juicio, para diferenciar la Documentación Automática dentro del ámbito general de la disciplina Informática.

Desde estas consideraciones, la Documentación Automática /Documática es la disciplina que se ocupa de la investigación y aplicación de las Tecnologías de la Información en todos los ámbitos de las Ciencias de la Documentación, teniendo como material de trabajo la información generada y requerida durante el proceso documental que se trate, en el marco de los sistemas de información, en un contexto que integra los medios automáticos, el ser humano y las interacciones entre ambos.

La Documentación Automática/Documática ofrece dos vertientes; correspondientes a la investigación y desarrollo de nuevas aplicaciones, y a la utilización práctica de las mismas. En la primera participa de la interdisciplinariedad con otras ciencias, como la Informática, las Ciencias Cognitivas o las Ciencias de la Organización y la Gestión. El objetivo es obtener nuevas aplicaciones o herramientas informáticas para el tratamiento y recuperación de la información, así como métodos para la implantación, gestión y control de estas aplicaciones o herramientas dentro de diferentes tipos de organizaciones. La segunda es la encargada de aplicar las herramientas al entorno o contexto que se precise, de forma que se optimicen los procesos documentales e informativos que se desarrollen en el mismo. Ambas se encuentran relacionadas, ya que la investigación se beneficia y alimenta de las experiencias obtenidas en la aplicación de las herramientas que desarrolla, y a su vez las nuevas herramientas permiten mejorar y adecuar cada vez más los procesos documentales que se desarrollan en las unidades de información, al mismo tiempo que intervienen, en numerosas ocasiones, en los procesos de organización y gestión de las mismas. Junto a esta interacción, no debe olvidarse la integración, tanto vertical como horizontal, de la Documentación Automática/Documática, tanto con la Ciencia de la Documentación, como con la Informática y la Ciencia de la Información, ésta última en su más amplia formulación.

 

Jesús Tramullas y Kronos © 1997, 2000.