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La teledocumentación, que consiste en el acceso y la consulta de bases de datos existentes en una localización remota, lejana al usuario, mediante la utilización de un ordenador conectado a una red de telecomunicaciones, ha sido considerada durante largo tiempo como el punto de referencia inexcusable en la informática documental (WALKER y JONES, 1993). Sin embargo, resulta necesario situar en su justo lugar la teledocumentación. Esta no sería posible sin la previa tarea de diseño y creación de bases de datos documentales, y sin el desarrollo de diferentes técnicas de recuperación de información. Es conveniente, en este punto, establecer dos hipótesis de trabajo sobre la teledocumentación. En primer lugar, una de las bases de la teledocumentación es la limitación física del espacio. Tras el nacimiento de numerosas organizaciones gubernamentales, a diferentes escalas, desde inicios del presente siglo, así como la proliferación de la información científica, la cantidad de documentos generados por los mismos, que pueden ser de interés para un usuario en un momento dado, es enorme. Difícilmente una biblioteca, archivo o centro de documentación pueden ofrecer acceso directo al documento, ya que les es imposible almacenarlos todos físicamente. Y en segundo lugar, aunque fuese posible, el coste económico que supondría la adquisición y mantenimiento de la documentación resultaría inasequible. Para satisfacer a sus usuarios debe ofrecer algún tipo de mecanismo que ofrezca acceso a ese gran volumen de documentación, a un coste razonable. La solución al problema pasa por que un tercero ponga a disposición de otros muchos usuarios los documentos, y algún mecanismo para facilitar la localización y acceso a los que sean de interés para el usuario. Lo más probable es que ese repositorio de información se encuentre en alguna situación lejana, lo que implica la necesidad de redes de comunicaciones para facilitar el acceso al mismo, así como la utilización de algún tipo de mecanismo que, utilizando esas redes, consulte los contenidos del fondo. De esta manera se llega a la definición clásica de teledocumentación, considerada como la unión de informática, telecomunicaciones y documentación. El concepto de teledocumentación se ha englobado, por influencia anglosajona, bajo los términos "online searching", término que podría ser válido en la década de 1970. En el momento actual, con la expansión de las redes de telecomunicaciones y de las bases de datos en soporte CD-ROM, el proceso de búsqueda resulta ser en línea, "on line", el 90% de las ocasiones, lo que hace preferible utilizar el término teledocumentación, con unas características ya definidas, frente al término "online", basado en consideraciones técnicas ya superadas.
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