Gestión de documentos con Alfresco

Un curso de Alfresco me ha tenido ocupado durante la última semana. El interés y la dedicación necesaria para preparar el mismo de manera satisfactoria me han obligado a dejar de lado otras actividades, como este blog. Alfresco es un software libre para gestión de documentos, una plataforma sobre la cual se pueden implementar y desarrollar programas de gestión de documentos y de records management. En términos de mercado actual del software, sería lo que las empresas llaman una plataforma para Enterprise Content Management / ECM.

Alfresco, aunque puede utilizarse out the box, si es que una instalación sobre Tomcat con múltiples módulos, parámetros y opciones de configuración puede considerarse así, demuestra todo su potencial cuando se usan las herramientas de desarrollador, que hacen posible definir tipos de contenidos, plantillas y flujos de trabajo (workflows). A partir de ahí, Alfresco podrá hacer todo lo que se quiera. Y cuando se consolide el estándar CMIS, las posibilidades de interacción con otras herramientas, como por ejemplo Drupal, serán enormes. Eso sí, más vale ir aprendiendo jBPM, para definir procesos de negocio.

Pero mientras tanto, y a nivel de usuario final, que es mi objetivo, es posible crear espacios colaborativos de trabajo, usando el clásico esquema de espacios de trabajo (carpetas), foros de discusión y documentos. Todo ello complementado con reglas de gestión de contenidos y acciones, que permiten automatizar secuencias sencillas de acciones para facilitar el tratamiento de documentos. Esto puede hacerse a través de la interfaz Explorer, una visión clásica del repositorio de documentos y de su contenido, o de la nueva interfaz Share, al estilo y con prestaciones del web 2.0.  Para cada gusto de usuario.

Lo que si que resulta evidente es que Alfresco no es una solución para documentalistas o archiveros tradicionales: No es un problema resuelto, llave en mano y a correr: es una plataforma que requiere un preciso y riguroso trabajo previo de definición de políticas de información, de análisis de información y de usuarios, de definición de tipos de documentos, de flujos de trabajo y de responsabilidades. Los tiempos de introducir documentos textuales en un sistema y vivir de hacer búsquedas hace tiempo que pasaron, eso no añade ningún valor a ninguna organización, es una actividad rutinaria y sin complicaciones. Gestionar la información es otra cosa, es otro mundo.

La documentación es abundante, y selecciono en la siguiente lista el software y algunos de los documentos recomendables:

• Alfresco Community Edition, la versión liberada como software libre.
• Alfresco in Slideshare.
• Alfresco Developers, el wiki para desarrolladores.
• Community Edition 3.3. Tutorials, tutoriales para Explorer, Share, records management…
• Packt Publishing, dos manuales:  Alfresco 3 Enterprise Content Management Implementation y Alfresco Developer Guide.